働き方改革成功の秘訣！組織と社員が劇的に変わる！

今回のインサイトは「業務プロセス改善×働きやすい空間で、組織と社員が劇的に変わる」がテーマ。

生産性向上に伴奏するCXかえる事業部の専門家が、企業の管理部門が抱える悩みのひとつである組織の生産性を高める方法について、「人材・組織・環境」の面から成功のポイントをお伝えしていきます。

専門家 プロフィール

はじめに

　「働き方改革」という言葉はもはや一般的になり、多くの企業が従業員のエンゲージメント向上に取り組んでいます。エンゲージメントが高い組織は、生産性向上、イノベーション促進、離職率低下など、多くのメリットをもたらします。しかし、「長時間労働、人材の流出、生産性の低下…」といった問題を抱える企業はいまだ少なくありません。

では、どうすればエンゲージメントを高め、組織を活性化できるのでしょうか？
本コラムでは、筆者が長年携わっている「業務プロセス改善」と「働きやすい空間」を軸に、具体的な施策について整理してみました。

エンゲージメントとは何か？

　現状維持の仕組みが生まれる背景には、以下の要因が考えられます。

・成功体験への固執:
過去の成功体験が、新たな挑戦を阻む「成功の呪い」となることがある。
・リスク回避の文化:
新しいことに挑戦することは、失敗のリスクを伴います。そのため、リスクを恐れ、現状維持を優先する文化が根付いてしまうことがある。
・非効率なプロセス:
長年の慣習によって生まれた非効率なプロセスが、組織に固定化され新たな改善を阻むことがある。
・情報共有の不足:
組織内で情報が共有されず、部門間の連携が不足していることで、新しいアイデアが生まれにくい状態になる。
・権限委譲の不足:
上司が部下に権限を委譲せず、意思決定が中央集権化されていることで、柔軟な対応が難しくなる。

現状維持の仕組みがもたらす影響

エンゲージメントとは、従業員が組織や仕事に深く関わり、情熱を持って取り組む状態を指します。
単に仕事をしているだけでなく、組織の目標達成に貢献したいという強い意欲を持ち、組織の一員としてのアイデンティティを確立している状態です。

エンゲージメントは、以下の要素から構成されると考えられています。
・ 認知的なエンゲージメント:
組織の目標や価値観への理解、仕事への貢献意欲、学習意欲など、認知的な側面。
・感情的なエンゲージメント:
組織や仕事に対する愛着、誇り、満足感など、感情的なつながり。
・行動的なエンゲージメント:
組織への貢献行動、高いパフォーマンス、積極的なコミュニケーションなど、具体的な行動。

エンゲージメントの現状と課題

　多くの企業において、従業員のエンゲージメントは十分に高まっているとは言えません。特に、長時間労働、人間関係のトラブル、キャリアアップの機会不足などが、エンゲージメント低下の一因として挙げられます。

業務プロセス改善によるエンゲージメント向上

　業務プロセスの改善は、従業員のエンゲージメント向上に最も効果的な施策の一つです。
・無駄な作業の削減:
業務分析を行い、無駄な作業を徹底的に排除することで、従業員の負担を軽減し、仕事に集中できる環境を作ります。
・自動化:
RPA（ロボティックプロセスオートメーション）などのツールを活用し、定型的な作業を自動化することで、従業員はより付加価値の高い創造的な仕事に集中できるようになります。
・業務の見える化:
可視化ツールを用いて、業務の進捗状況やボトルネックを可視化することで、問題点を早期に発見し、改善することができます。

業務プロセス改善は、従業員の働き方を大きく変えます。
例えば、ある企業では、業務プロセスを見直した結果、残業時間が平均30%減少し、従業員の満足度が15%向上しました。
これにより、社員はプライベートの時間を増やし、仕事へのモチベーションも高まりました。

しかし、多くの企業では、まだ業務プロセスが複雑化し、非効率な状態が続いています。
皆さんの会社では、どうでしょうか？

働きやすい空間とコミュニケーションの活性化

　働きやすい空間とコミュニケーションの活性化も、エンゲージメント向上に不可欠です。以下は弊社クライアントにおける事例です。

事例①：自然を取り入れたオフィスデザイン
「都会の一室で、緑豊かな庭園が広がっていたら？」
あるIT企業様では、オフィス内に緑豊かな庭園や自然光が差し込むスペースを設けました。まるで都会のオアシスのような空間で、従業員は仕事に疲れた時でもリフレッシュできると好評です。この取り組みの結果、従業員の満足度が15%向上し、生産性が10%向上しただけでなく、アイデア創出の数が20%増加したというデータもあります。

事例②：アクティブラーニングを取り入れたオフィス
「オフィスが、アイデアが生まれる遊び場だったら？」
ある金融企業様では、オフィス内に様々な種類の椅子やテーブル、ソファなどを配置し、従業員が自由に座って仕事ができるスペースを設けました。まるでコワーキングスペースのような、活気あふれるオフィスで、社員同士の交流が生まれやすく、新しいアイデアがどんどん生まれています。

事例③：コミュニケーションの活性化
「仕事仲間との距離がグッと縮まったら？」
ある製造業様では、オフィス移転時に全社員が一同に交流できるスペースを設け、定期的に社員同士の交流会やイベントを開催しています。仕事仲間との距離が縮まり、互いをもっと深く知ることができる機会が増えたことで、チームワークが強化され、離職率が低下しました。

あなたの会社では、このような取り組みは行われていますか？

「業務プロセス改善」と「働きやすい空間」の融合がもたらす効果

　業務プロセス改善と働きやすい空間づくりを融合させることで、従業員が創造性を発揮し、業務効率を向上させ、組織への帰属意識を高めることができます。結果としてイノベーションを促進し、生産性を向上させ、従業員エンゲージメントを高めるという相乗効果が期待できます。

まとめ　～成功の鍵は、従業員視点～

　オフィス環境の改善は、単なる見た目の問題ではありません。
多くの企業が「見た目のかっこよさ」や「コスト」にばかり目が向きがちですが
真の目的は従業員のエンゲージメント向上を通じた組織の活性化です。

従業員の意見を積極的に聞き、彼らのニーズに合った業務プロセス改善と働きやすい空間づくりを進めることが重要です。
段階的な導入と継続的な改善を繰り返すことで、イノベーションを促進し、企業の持続的な成長へとつながります。

まずは、自社の現状を振り返り、従業員が働きやすい環境づくりに取り組んでみましょう。

【おまけ】庄司の快し日々